Pagina's

THE NEVERENDING STORY OF EMAILS

Een tijdje terug vroegen een paar mensen of ik een blogpost wilde schrijven over hoe ik omga met mijn emails. Bijna iedereen (zeker de blogger en zelfstandig ondernemer) herkent het wel: de eindeloze stroom van emails. Hoe houd je overzicht? Hoe voorkom je dat je inbox overstroomt? Hoe zorg je dat je op alle mails op tijd reageert? En hoe zorg je dat je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent? Vandaag deel ik een paar van mijn simpele tips.


Voor mijn email gebruik ik Gmail van Google, dit vind ik een heerlijk overzichtelijk en gebruiksvriendelijk programma, waarin ik makkelijk overzicht kan houden. Een hele simpele en misschien vreemde tip: maak je thema of achtergrond gewoon wit, lichtgrijs, zwart of een andere neutrale kleur. Zelf raak ik altijd ontzettend snel afgeleid en al die achtergronden van mooie uitzichten in Thailand of roze bloemetjes maken mijn concentratie er niet beter op. Email is op zichzelf al een afleiding. Maar het is ook werk, een taak die afgehandeld moet worden, en dat doe ik het liefst in een cleane omgeving zonder extra afleiding.

Op het moment ziet mijn inbox er zo uit. De drie mails die er staan zijn mails die ik naar mezelf stuur als reminder van allerlei dingen. Soms archiveer ik die, maar ik vind het ook erg fijn om ze gelijk binnen handbereik te hebben. De bovenste is een hele 'conversatie' met mezelf waarin ik allemaal links en ideeën naar mezelf stuur voor onze bruiloft, in de middelste mail hou ik bij wie welk boek van me heeft geleend en de onderste is een overzichtje van een aantal blogs die ik binnenkort ergens voor wil gebruiken. 
Het allerleukste vind ik misschien wel deze melding. Die tevoorschijn zien komen is zó fijn! Dit kun je instellen bij Gmail. Zo zorg je dat de ongelezen emails altijd bovenaan staan en, als die er niet zijn: hoera! 











Ik probeer de keren dat ik mijn inbox bekijk te beperken tot twee keer per dag, ook al lukt dit niet altijd. Soms, als ik op een specifieke email wacht, kijk ik iets vaker. De mails die binnenkomen sorteer ik gelijk door middel van de labels die je in kunt stellen bij Gmail. 

Alle mails die gerelateerd zijn aan Your Inspiration Blog krijgen een oranje labeltje, alle fotografie mails een blauwe. Nieuwsbrieven  die ik wil bewaren of andere inspirerende dingen die ik bijvoorbeeld naar mezelf mail komen bij 'inspiratie', alle persoonlijke mails (met vrienden, familie of over wie mijn boeken heeft) zijn groen, alles wat met ons huis te maken heeft donkerblauw, reisdocumenten (kopie paspoort, geboekte hotels / tickets) krijgen een rood label en alles wat met mijn websites (domeinnamen, facturen etc.) te maken heeft is geel. Heel recentelijk is er een wit labeltje bijgekomen: wedding!

Alle leuke inspiratie daarvoor staat nu dus ook overzichtelijk gearchiveerd. Naast dat dit een vrolijk tintje geeft aan je verder neutrale inbox, geeft het ook overzicht. Als ik inlog om werkmail te beantwoorden, kijk ik meteen naar de lichtblauwe labeltjes en zie ik in één oogopslag hoeveel er gedaan moet worden.

Om deze labels écht effectief te maken gaan we natuurlijk archiveren. Alle mails die beantwoord zijn wil ik direct uit mijn Postvak In hebben, zodat die zo leeg en overzichtelijk mogelijk blijft. Bij de instellingen van Gmail kun je kiezen voor twee verschillende verzendknoppen onderaan je mails. Gewoon 'Verzenden' of 'Verzenden + Archiveren'. 


Tenzij ik een mail in mijn Postvak In wil houden (zoals nu de bruiloft-inspiratie, de blogs en de boekenlijst), klik ik ál-tijd op 'Verzenden + Archiveren' als ik een mail beantwoord heb. Op die manier verdwijnt de email netjes in het desbetreffende mapje, waardoor mijn Inbox weer een beetje leger is en de mail nog makkelijk terug te vinden is als dat nodig is. 

Verder is het belangrijk om kritisch te zijn. Komt er weer eens een mail binnen van een of ander vaag bedrijf met een of ander vaag voorstel waar jij helemaal niet op zit te wachten? Dan zit er een heel mooi icoontje bovenaan met een prullenbakje. Echt niet alles hoeft beantwoord te worden! 

De welbekende 'unsubscribe'-tip kennen jullie allemaal denk ik wel, maar ik noem 'm toch nog even: meld je af voor zoveel mogelijk nieuwsbrieven. Hier zijn allerlei tips voor (in je mail zoeken op de term 'unsibscribe' of Unroll.me), maar wat ik vaak doe is bij elke nieuwsbrief die binnenkomt mezelf even afvragen; heb ik hier iets aan? Zo ja, dan archiveer ik het onder Inspiratie en zo nee dan meld ik me ervoor af. 

Last but certainly not least: houd je mails kort en overzichtelijk. Als je ergens veel tijd aan kwijt bent dan zijn het wel van die enorme mails. Hele verhalen (die vaak niet echt iets toevoegen aan de uiteindelijke boodschap) en uiteenzettingen zonder duidelijke kern en overzicht. De enige lange mails waar ik ook uitgebreid de tijd voor neem om ze (lang) te beantwoorden zijn persoonlijke mails met vrienden, en zelfs dat doe ik erg weinig. Momenteel ben ik met maar één persoon in een uitgebreide mail-conversatie verwikkeld en dat is met een nieuwe vriendin aan de andere kant van de wereld. 

De rest van mijn mails probeer ik altijd zo kort mogelijk te houden, die zien er dus in het ideale geval ongeveer zo uit:

Natuurlijk stuur ik ook wel eens langere emails, maar probeer het in elk geval heel kernachtig en kort te houden. Geef de ander ook geen aanleiding om heel uitgebreid te reageren en reageer kort en krachtig op lange mails. Hier onder een voorbeeld van een lange mail:

Dit is er eentje die ik zelf stuurde naar de vriendin aan de andere kant van de wereld, maar zulke lange mails krijg ik soms ook van bijvoorbeeld klanten. Helemaal niet erg, maar om te zorgen dat ik niet de hele dag met mail bezig ben, probeer ik kort en kernachtig te antwoorden.


Naarmate je dit een tijdje doet merk je vanzelf bij wie je puntsgewijs kunt antwoorden en bij wie je beter iets meer in verhaalvorm kunt antwoorden. Ik heb eens mijn laatste 30 verzonden mails bekeken en op één mail na zijn ze allemaal niet langer dan vijf zinnen. Maar; wel allemaal netjes, vriendelijk en vrolijk! 

Dus:
  • Neutraliseer de omgeving waarin je je mail verwerkt, zorg voor zo min mogelijk afleiding.
  • Stel de 'Hoera! Je hebt alle berichten in je Postvak IN gelezen.'-melding in.
  • Kijk op vaste momenten naar je inbox, in plaats van elk kwartier.
  • Als je er bent, label dan gelijk alle nieuwe mails zodat je in één oogopslag ziet wat belangrijk is.
  • Maak van alle 'onderwerpen' in je leven een label, met elk een eigen kleurtje.
  • Stel de 'Verzenden + Archiveren' knop in en archiveer alle mails die beantwoord zijn direct.
  • Niet alle mails hoeven beantwoord te worden. Wees kritisch.
  • Meld je af voor onnodige nieuwsbrieven.
  • Houd je mails kort en kernachtig, maar met een nette, vriendelijke en/of vrolijke toon.

Hopelijk hebben jullie wat aan mijn tips!

Liefs,
Mariët. 

11 opmerkingen:

  1. Wat een geweldige tips! Er gaat ook een wereld voor me open qua functies joh. Ik heb wel tabbladen, maar die werken nog niet helemaal optimaal vind ik. Die labels en dat archiveren ga ik zeker overnemen.
    Ik heb nu mijn 'zakelijke' mail via antagonist zelf, maar ik vind Gmail fijner, even kijken dus of ik die kan door laten sturen. Want vooral daar mag ik wel wat orde gaan scheppen..

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Hihi, ik ben gelukkig zo ''klein'' dat ik daar geen last van heb!

    BeantwoordenVerwijderen
  3. Wat een goede tips! Heb mijn mailbox ook aardig op orde zoals jij het ook hebt maar de verzenden + archiveren button had ik nog niet, briljant! Heb die gelijk toegevoegd, blijft de Inbox inderdaad langer opgeruimd! :)

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Aaah, fijne tips. Ik gebruik alleen geen Gmail en ik heb gelukkig niet zoveel mails per dag, maar het is bij mij dan ook een vrolijke chaos in mijn mailbox. Er zijn een heleboel dingen in mijn leven die wat gestructureerder zouden kunnen (oeps), maar tot nu toe werkt het allemaal nog prima (:

    BeantwoordenVerwijderen
  5. Mijn blog is nog klein dus het is niet zo dat ik dagelijks e-mail ontvang. Ik vind het al leuk dat als ik een e-mail ontvang. Hoe anders is dat in mijn werk. Ik werk daar dus wel volgens een bepaalde structuur. Mailtjes archiveer ik ook netjes. Komt altijd van pas. Verder goede tips.

    BeantwoordenVerwijderen
  6. Goede tips. Ik gebruik een aantal voor mijn werk ook. Voor mijn blog is het niet nodig. Daar ben ik te klein voor.

    BeantwoordenVerwijderen
  7. Wow, dit is voor mij echt een heel leerzaam artikel! En ook een beetje confronterend, want ik ben de laatste tijd een beetje slecht in het bijhouden van mijn mail... oeps.

    BeantwoordenVerwijderen
  8. Hele handige tips!! Ik wilde al een tijdje een gmail account aanmaken voor die handige labels, m'n livemail is echt een zooitje. Nav jouw artikel gelijk gedaan!

    BeantwoordenVerwijderen
  9. Zo handig deze blogpost, dankjewel! Heb hem even 'bewaard' in bloglovin' en ga er nu op mijn vrije zaterdagmiddag even goed voor zitten. Gebruik al tijden Gmail en heb nog nooit labels gebruikt of mails gearchiveerd, 100% chaos momenteel haha. Wish me luck ;)

    BeantwoordenVerwijderen
  10. Dankzij jouw overzichtelijke labelsysteem mijn eigen systeem net flink op order gebracht. Heerlijk! De mijne ging al jaren mee, dus hij was zo groot geworden dat alles structuur ver te zoeken was.

    BeantwoordenVerwijderen